Desde la visita de los integrantes de un equipo de futbol a un hospital infantil hasta el discurso del presidente de una compañía en una organización local o una conferencia de prensa, son eventos especiales que requieren de una previa organización.
Debemos tener claro que dada la diversidad de acontecimientos especiales que una empresa o institución puede organizar, existe un sinfín de eventos especiales como: presentaciones, premios, concursos, exposiciones, recepciones pero solo mencionaremos los principales de ellos.
Congresos: Reunión de uno o más días, ya sea de expertos, profesionales o políticos procedentes de diversos lugares para discutir cuestiones relativas a su especialidad.
Asamblea: Reunión estatuaria, ordinaria o extraordinaria de los miembros de una organización local, regional, nacional o internacional constituido por el órgano soberano de decisión sobre tofos los asuntos de la organización.
Foro: Reunión informal y sin orden del día detallado, sin límite de participación, que tiene por finalidad dar al público la oportunidad de expresarse libremente sobre un tema general.
Seminario: Reunión informal, de carácter educativo, asimilable a una instancia de estudios o de perfeccionamiento, con un numero restringido de participantes (no más de 50) donde se convive con los educadores con el fin de que los participantes aprendan y se beneficien de sus experiencias.
Mesa redonda: Reunión informal de un grupo limitado de personas (12 máximo) sentadas alrededor de una mesa, cuyo objetivo es el debate sobre un tema de interés común bajo la conducción de un moderador.
Ahora bien, teniendo claro cuáles son los principales eventos ya podemos entrar en materia propia de lo que conlleva la organización de estos.
Tema: Todos los eventos especiales deben proponer un tema, este debe integrarse al evento para orientar su preparación y permitir a los participantes identificar un vector de comunicación.
Logística y calendario: Una vez determinado el tema o su ángulo de tratamiento, debe elaborarse una lista de todos los elementos que conforman el evento. Desde el principio no se podrán integrar en ella todos pero cuando las categorías de tareas hayan sido definidas será suficiente con añadir elementos a medida que surjan.
El calendario debe ser realista para cada uno de los elementos que componen el evento. Una vez realizado, se elabora uno nuevo por fases, con el fin de delimitar los preparativos al máximo y fijaremos una fecha y un responsable para cada tarea.
Trabajo en equipo: Existen 3 reglas básicas que deben de seguirse a la hora de repartir las tareas de organización de un evento especial.
-Asegurarse de la competencia de la persona u organización a la que se confía la tarea.
-Reservarse únicamente las tareas que realmente se puedan cumplir. -No debemos correr el riesgo de olvidar algún detalle.
Mantener reuniones regulares con el equipo de trabajo para hacer un seguimiento de la planificación y su implantación.
Integración de los medios de comunicación: Si se trata de un evento al que se invita a los medios de comunicación, debe reservárseles un lugar óptimo para que puedan cubrirlo de acuerdo con nuestras expectativas.
También es necesario que los periodistas, técnicos y fotógrafos puedan obtener, desde su llegada, un guión resumido del acto.
Pautas Organizativas: Los eventos especiales se componen de pequeños detalles independientes y para asegurarnos de que la organización sea exitosa debes revisar los siguientes elementos:
-Fecha y hora, preparación del plan, tema, invitaciones, lugar, relaciones con la prensa, imprenta, presentación, documentos, hospitalidad, equipamiento, empleados, información, audiovisuales y barreras arquitectónicas.
Evaluación: Como en cualquier proyecto, la evaluación nos ayudará a mejorar en el futuro la nueva edición del mismo o la organización de uno nuevo.
Finalmente, un evento especial no solo puede ser organizado sino que se puede participar de él, por lo que también es importante tomar en cuenta que pueden existir repercusiones en la reputación de las organizaciones como agentes socialmente responsables que colaboran en actividades a favor de causas principalmente culturales y educativas.
Catalina Hernández Vargas
Estudiante de Periodismo
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